Elemento 4. Gestión de procesos

SUBELEMENTOS

SUBELEMENTO 4.1 DISEÑO, MEDICIÓN Y VALORACIÓN DE LOS PROCESOS

Conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que agregan valor y transforman insumos en productos. Generalmente los procesos traspasan las fronteras organizacionales.

COMPONENTES DEL PROCESO

Proveedor.- Es todo aquel que proporciona el servicio o producto demandado por los ciudadanos (internos o externos) para satisfacer sus necesidades.

Insumo.- Es lo que se requiere en el proceso para iniciar o para realizar cualquiera de las actividades que lo comprenden, ejemplo: información, materiales, equipo, personas.

Actividad.- Es la acción que transforma al insumo.

Producto.- Es el resultado de un proceso: bienes, servicios.

Ciudadano.- Beneficiario directo de una actividad, servicio, proceso o producto.

Lineamiento.- Son políticas, reglas, leyes, decretos, entre otros que regulan la actividad o el proceso en general.

Herramientas.- Es el medio que se requiere para realizar la actividad, por ejemplo: formatos, sistemas informáticos.

TIPOS DE PROCESOS:

SUSTANTIVO.- Son la razón de ser del socio de gestión y se consideran sustantivos por generar un impacto al cliente y crear valor para éste.

ESTRATÉGICO.-Proporcionan las directrices y lineamientos en base al análisis de las necesidades de la sociedad, del socio de gestión y de los proveedores, mediante guías o manuales aplicables al resto de los procesos.

DE SOPORTE O APOYO.- Dan apoyo a los procesos sustantivos o estratégicos para que puedan ejecutarse.

En el Mapa de Secuencia e Interacción del I.E.A. contamos con 3 procesos sustantivos, 8 de soporte y 1 estratégico

SUSTANTIVOS
Atención y Servicio al Ciudadano
Preparatoria Abierta
Financiamiento Educativo (Becas)

SOPORTE
Gestión de Capital Humano
Desarrollo de Sistemas Informáticos
Gestión de Recursos Financieros
Elaboración de Nómina
Mantenimiento y Control de Edificios y Plantel Educativo
Mantenimiento y Control de Vehículos
Compras
Almacén de Insumos y Activo Fijo

ESTRATÉGICO
Control de Bienes Inmuebles

SUBELEMENTO 4.2 PROCESOS ORIENTADOS A LOS PROVEEDORES

Para el desarrollo de las actividades cotidianas de las áreas del Instituto es necesario contar con los insumos que nos permitan desarrollar las actividades diarias, el área de Control Patrimonial tiene la tarea de ser el enlace entre cada área y los que conforman el Padrón de Proveedores, para tal fin las adquisiciones se tramitan conforme al Manual de Adquisiciones y Ley Patrimonial del Estado de Aguascalientes y al Proceso de Adquisiciones.

El Proceso de adquisición inicia en el área solicitante; ésta genera la requisición, la entrega al área de compras debidamente formulada dentro de los primeros cinco días hábiles de cada mes, el área de compra realiza como mínimo tres cotizaciones vía fax o correo electrónico y compra el bien o producto solicitado al proveedor que hizo la mejor oferta y tiene como plazo 15 días hábiles para la entrega en almacenes, al momento de la recepción en almacenes se verifica que coincida con lo solicitado de no ser así no se recibe el material y se notifica al área de compras, el encargado del almacén avisa al área solicitante de la existencia del bien o producto para que pase a recogerlo y se sigue el proceso de entrega.

El padrón de Proveedores con el que trabajamos es el del Gobierno del Estado; se encuentra activo y actualizado; ya que permanentemente se vigila que esté conformado por proveedores que cumplen con lo solicitado y respeten el precio que ofertaron; para la valoración en el servicio que les brindamos en el proceso de compras-almacén; se aplican encuestas de servicio de satisfacción, que nos permite evaluar nuestros procesos y de esta manera realizar adecuaciones de mejoras permanentemente aplicando el ciclo de Enfoque a la Excelencia.

Actualmente se esta trabajando en establecer un mecanismo de tránsito de almacén para diseño y aplicación del Programa Integral que enlaza a Compras-Almacenes-Inventarios, que tiene como objetivo que las compras de activo fijo queden debidamente resguardadas e integradas al inventario correspondiente, esto permite transparentar aún más el proceso de adquisiciones.

Se creo el Programa de Requisición Electrónica, se dio a conocer a los enlaces el funcionamiento del mismo, se establecieron las políticas y se dieron a conocer, este sistema entrará en vigor a partir de las compras del mes de septiembre.

Este elemento se desarrolla conforme a lo establecido en el Manual para la Gestión de la Innovación, Capítulos I y II, Manual de Adquisiciones, Manual para la Gestión de la Innovación, Capítulo II, III y V, Manual de Procesos, Enfoque a la Excelencia, Manual de Indicadores e Índices, Plan de Implementación y Plan de Acción y en particular en el IEA los Manuales de Organización y Procedimientos.

SUBELEMENTO 4.3 PERFECCIÓN E INNOVACIÓN DE LOS PROCESOS