Elemento 5. Gestión de recursos

SUBELEMENTOS

SUBELEMENTO 5.1 GESTIÓN DE LOS RECURSOS ECONÓMICOS Y FINANCIEROS

La Asignación del Recurso Estatal y la Asignación Presupuestal nos permite realizar el Programa Operativo Anual y la Evaluación Programática de cada una de las direcciones que conforman al Instituto además de ser herramientas indispensables para poder realizar la gestión de los recursos de acuerdo a las prioridades que cada dirección establece, mismas que se ven identificadas en el plan presupuestal anual elaborado por la Dirección de Planeación y Evaluación realizado en conjunto con cada Dirección que es la responsable de identificar y dar a conocer sus prioridades.

De ésta manera es en el plan presupuestal del Instituto donde se ve reflejada la planificación económica y financiera coordinada por la dirección de recursos financieros, mismo que nos permite prevenir riesgos económicos y financieros al asegurar la sostenibilidad de los programas en los diferentes niveles mediante la asignación, disposición y verificación de la efectiva aplicación del presupuesto autorizado, garantizando con ello la aplicación de los recursos en tiempo y forma, la valuación del recurso invertido y la rentabilidad de los programas desarrollados.

De manera adicional, es responsabilidad del Instituto a través de la Junta de Consejo Interior el reportar las inversiones hechas en cada ejercicio anual a la Secretaría de Finanzas (SEFI), misma que es la encargada de llevar a cabo la evaluación de los recursos invertidos y de arrojar el resultado presupuestal. En caso de no cubrir o acatar los lineamientos establecidos en el Manual de Contabilidad Gubernamental expedido por la SEFI cualquier Socio de Gestión se hace acreedor a una sanción por no acatar los lineamientos establecidos, esta sanción consistiría en la no aprobación del presupuesto al siguiente ejercicio fiscal, cabe hacer mención que el IEA nunca ha recibido ninguna sanción por tal motivo. A su vez corresponde al Congreso del Estado el vigilar la correcta aplicación de los recursos dándolos a conocer mensualmente a través de la cuenta pública y de los resultados que arrojan las auditorias internas así como las externas se presentan en la página de Gobierno del Estado, dentro del apartado de Ley de Transparencia en el inciso de Obligaciones Públicas conforme al Art. 9 Fracc. XIII de esta Ley, en función de lo que establece la Ley de Transparencia y Acceso Público a la Información.

SUBELEMENTO 5.2 GESTIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA

El Instituto de Educación se encuentra ubicado en Carretera a San Luís Potosí No. 601, Fracc. Ojocaliente, desde el año 1982 el cual se ha ido edificando de acuerdo al alcance y capacidades de sus direcciones que lo conforman: Edificio central, el cual concentra al personal de las direcciones de Educación Básica, Finanzas y Administración, Jurídica, Media y Superior, Relaciones Públicas, Planeación y Evaluación y Dirección General.

Edificio A donde se concentra la Dirección de Becas y Financiamiento Educativo, Edificio B que alberga el área de Archivo, Edificio C que contiene las áreas de Contraloría Interna, Desarrollo Educativo y Voluntariado, Edificio D que esta ocupado por la Subdirección de Normales y Subdirección de Evaluación, Edificio E donde esta Comunicación Social, Desarrollo de Personal y la Subjefatura de Producción.

Edificio de cómputo en el que se concentra el personal de Informática Administrativa y el Departamento de Modernización Administrativa, el Edificio de Almacén y Control Patrimonial y finalmente el Edificio de Conafe.

En las direcciones que tiene el alcance el modelo Excellentia se tiene un total de 322 servidores públicos. La infraestructura requerida en éstos edificios por parte de los mismos servidores públicos para llevar a cabo sus procesos, como lo es el mantenimiento del mismo edificio, los equipos, las instalaciones y los materiales necesarios, es gestionada a través de la Subdirección de Servicios Administrativos, Subdirección de Informática Administrativa, Subdirección de Capital Humano y la Comisión de Seguridad e Higiene de acuerdo a los requerimientos solicitados por cada área, con la visión de contribuir en la eficacia de sus procesos y lograr la satisfacción del capital humano al encontrarse en un ambiente físico adecuado a sus necesidades.

Para la gestión de equipo, mobiliario, insumos y capital humano se realiza conforme al Proceso de Compras, Proceso de Capital Humano y Proceso de Informática Administrativa, apegados a las políticas y lineamientos establecidos en los mismos.

Con la finalidad de conservar en buenas condiciones la infraestructura del Instituto, se cuenta con dos programas:

El Programa SOLES que tiene como objetivo el asegurar contar con áreas seguras, limpias y ordenadas que propicien un ambiente laboral favorable para el capital humano que lo habita, mediante planes de mantenimiento a la infraestructura los cuales son coordinados por las brigadas SOLES para su aplicación y seguimiento, así como; el Sistema de Manejo Ambiental que contempla el contar con una infraestructura amigable con el medio ambiente y el óptimo uso de los equipos mediante la aplicación de las compras verdes y el control del consumo de energía, agua y consumibles (materiales de oficina), así como la reducción y control de los materiales de desechos generados en las oficinas mediante el impulso al reciclaje.

El control en el almacén de consumo se realiza de la siguiente manera: una vez que el área de Compras gestiono el bien, el proveedor presenta factura original y requisición con folio y número que de compromiso presupuestal para llevar a cabo la compra, el encargado del almacén ingresa el código en el Sistema de Almacenes y Resguardo en la herramienta de registro de facturas, entradas y salidas y automáticamente se genera la entrada al almacén y esta debe coincidir con la factura y requisición presentada por el proveedor, posteriormente el encargado de almacén coteja las cantidades del material solicitado y los precios, imprime la documentación y firma la original, sello institucional y sello de recibido del almacén, clasifica los productos por tipo de producto ejemplo: “químicos”, “alimentos”, “papelería”; se les coloca el marbete donde dice el nombre del proveedor, número de requisición y factura, número de partida y proyecto, folio, fecha de recepción, área solicitante y nombre de quien solicitó el material, se le avisa al solicitante que ya esta el material y el solicitante se presenta con su requisición, se ingresa al sistema el código y automáticamente genera la salida de almacén; el encargado del almacén la coteja y se imprime en dos tantos, una para el solicitante y otra para el archivo, entrega al solicitante y éste revisa y firma de recibido la salida de almacén donde se le pregunta si el material que solicitó coincide con el que se le está entregando y que califique en la escala de 1 al 5 donde el 5 es excelente como calificaría el abastecimiento de material y enseguida se le entrega el material solicitado.

La mecánica de organización es la misma para los dos almacenes, con la variante que en el almacén de activo fijo no se entrega el mobiliario o equipo hasta que el solicitante ha firmado el resguardo correspondiente en la Subjefatura de Inventarios, en ese momento se entrega la etiqueta del código de barras para que sea colocado en el mobiliario o equipo.

Con el objeto de retroalimentar la información de los servicios que ofrecemos se genera una muestra trimestral de 100 encuestas de satisfacción, 50 a usuarios internos y 50 a proveedores, esto nos esta permitiendo de manera inicial conocer en que rubros redoblar esfuerzos para brindar un servicio de excelencia, una vez monitoreados los índices, éstos índices no deben ser menores al 80% recopilamos la información y se da a conocer a todo el personal de manera permanente y se aplicará la estrategia necesaria para que los servicios sean óptimos.

Con la finalidad de llevar un mejor control actualmente se esta trabajando en establecer un mecanismo de tránsito de almacén para diseño y aplicación del Programa Integral que enlaza a Compras-Almacenes-Inventarios, que tiene como objetivo que las compras de activo fijo queden debidamente resguardadas e integradas al inventario correspondiente, esto permite trasparentar aún más el proceso de adquisiciones.

SUBELEMENTO 5.3 GESTIÓN DE LA TECNOLOGÍA

La Gestión de la Tecnología se desarrolla de acuerdo a las necesidades que demandan los procesos y servicios que brindamos al ciudadano, conforme a los planes estratégicos y el desarrollo de las actividades las áreas que conforman el Instituto de Educación.

Se cuenta con un mecanismo de gestión de Soporte a la tecnología “Catalogo de servicios Informáticos y la tabla de tiempos de Respuesta” IEA-SDTI-C01 de servicios a los Usuarios del Instituto de Educación, poniendo así al alcance de todos las TI y los servicios que de estas se derivan y los tiempos de solución que ofrece esta subdirección. Así mismo se establecen los requisitos que se deben cubrir para que esta área pueda realizar la gestión adecuada de la tecnología y se puedan cumplir los planes estratégicos y el desarrollo de las actividades.

La Subdirección de Tecnologías de Información SDTI evalúa y revisa las nuevas soluciones referentes a telecomunicaciones, equipo de cómputo y soluciones de Software que permiten rediseñar y optimizar los procesos y servicios que presta el Instituto a la Sociedad.

Así mismo y apegado a los lineamientos del Gobierno del Estado que a través de la DGSTI de la SEGI, la SDTI adquiere equipo de cómputo, software y equipo de telecomunicaciones basado en sus estándares para asegurar el funcionamiento y perfeccionamiento de los procesos.

El IEA a través de su área de TI ha puesto a disposición de las áreas las siguientes herramientas tecnológicas de mayor impacto para el Instituto y la Sociedad de Aguascalientes para la optimización de las tareas de sus procesos sustantivos.

• Red de telecomunicaciones del IEA. Esta red permite el intercambio de información y documentos de las oficinas externas con las centrales del Instituto reduciendo así el uso de vehículos para ir y venir de los diferentes municipios, reducción en costos de papel, reducción de costos en telefonía, cuidado del Medio ambiente (menos papel, menos gasolina) y reducción de tiempos de respuesta.

• SISE.- Sistema de seguimiento a la Supervisión: este sistema pone a disposición de todos los supervisores información referente a los alumnos, historia de visitas y diagnósticos, información del personal, asignación de materias y constancias escalafonarias y de servicios.
  
• RCA.- Sistema de control Escolar: pone a disposición de la sociedad las calificaciones de todos los alumnos de sistema educativo así como la gestión de altas, bajas o cambios de alumnos en los diferentes planteles.

• Portal del IEA – Permite al Instituto de Educación difundir información de los programas, proyectos y áreas que lo conforman, así como información referente a la transparencia. Es también un medio de enlace y comunicación para los sistemas escolares y administrativos que requieren de un amplio alcance y que traspasan los muros del IEA.

Utilizamos de forma efectiva, racional y segura la tecnología para realizar y perfeccionar los procesos sustantivos, diseñando los mecanismos que faciliten el acercamiento de las TI a todos los trabajadores del IEA para facilitar la toma de decisiones, sin dejar de lado el acercamiento a la sociedad para la simplificación de trámites.

SUBELEMENTO 5.4 GESTIÓN DE LAS REDES INSTITUCIONALES

La gestión para crear alianzas y formar redes con otras instituciones, organismos, personas físicas y morales de carácter privado tiene la finalidad de beneficiar al Instituto de Educación y sus trabajadores para brindar un mejor servicio educativo, haciendo mas eficientes los procesos de esta, lo que se realiza mediante la propuesta de los objetivos y lineamientos en la realización de convenios y contratos, mediante la cual una de las partes propone los futuros beneficios y alcances que le brinda al Instituto de Educación de Aguascalientes, los cuales son valorados por este organismo público descentralizado, y por consiguiente en caso de ser aceptada y de acordarse los términos del convenio se solicita su elaboración en la Dirección Jurídica, en el supuesto de haber una afectación presupuestaria se envía a la Dirección de Planeación y Evaluación para verificar si existe presupuesto, y en caso afirmativo se envía a la persona o dirección solicitante para recabar las firmas.

El contar con redes de colaboración auxilia a la Dirección Jurídica del Instituto para economizar en tiempo toda vez que se tienen identificadas la demás redes pertenecientes al gobiernos del estado, de tal manera que una vez identificadas las personas nos dirigimos directamente a ellas para plantear de manera pronta y expedita las peticiones planteadas por los particulares.

Las propuestas, oficios y documentación interna son creadas utilizando el reciclado de papel y utilizando el correo electrónico, lo que nos ha permitido economizar, acortar tiempos y ofrecer un mejor servicio, mencionando también que ayuda a la reducción de los contaminantes, traduciéndose en beneficios de carácter económico y social toda vez que se reduce en lo mínimo el tiempo de respuesta para las personas solicitantes del servicio y/o petición a la dirección jurídica.

Este elemento se desarrolla conforme a lo establecido en el Manual para la Gestión de Recursos Financieros, Sistema de Manejo Ambiental, Manual de Políticas y Lineamientos Generales en Materia de Tecnologías de Información para la Administración Pública Estatal emitido por el Gobierno del Estado, Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Aguascalientes, Manual de Lineamientos y Políticas Generales para el control de los recursos de las dependencias y entidades del Gobierno del Estado de Aguascalientes.

• Redes institucionales que benefician al personal administrativo del Instituto de Educación de Aguascalientes
• Listado de redes impacto social